Het Deventer Ziekenhuis maakt zich op voor het betrekken van de nieuwbouw en heeft zich ten doel gesteld reeds enkele maanden ‘papierarm’ te werken voordat de verhuizing een feit is. Vanuit die doelstelling werd in maart 2005 het project ‘Documentair informatiesysteem’ opgestart. De doelstelling van dit project is het digitaal beschikbaar maken van alle niet patiëntgebonden archieven in het ziekenhuis, zodat hiervoor in de nieuwbouw vrijwel geen archiefruimte meer nodig is. Eind 2006 heeft het Deventer Ziekenhuis na een intensief selectietraject OpenSesame ICT geselecteerd voor de levering en implementatie van OpenIMS om deze doelstelling te behalen.

 

Met deze geïntegreerde oplossing zijn begin 2007 een drietal projecten parallel uitgevoerd. Dit zijn:

 

·         het opzetten en uitrollen van een nieuw Intranet,

·         opzetten van een generieke kwaliteitshandboeken omgeving voor de verschillende handboeken van de diverse afdelingen (conform de NIAZ structuur),

·         het inrichten van een document management oplossing voor alle secretariaten (ook directie).

 

Intranet

Begin 2007 jaar is het nieuwe intranet operationeel in gebruik genomen. Geautoriseerde medewerkers hebben nu de mogelijkheid het Intranet snel en eenvoudig van nieuwe content te voorzien. Door de integratie met het Document Management Systeem binnen OpenIMS worden ook goedgekeurde stukken, zoals directiebesluiten, op het Intranet geplaatst zonder tussenkomst van andere medewerkers zodat de noodzaak deze per interne post op papier te verspreiden is vervallen.

 

Kwaliteitshandboeken

De distributie van de diverse kwaliteitshandboeken van de verschillende afdelingen vindt nu ook plaats via het Intranet waardoor medewerkers altijd over de juiste versie van de betreffende documenten beschikken. Het beheren van deze documenten, conform het NIAZ model, vindt plaats in het document management systeem. Nadat een document elektronisch de juiste goedkeuringsroute heeft doorlopen  verschijnt deze automatisch op het Intranet. Dit in zowel MS Word, HTML of PDF formaat naar keuze. Via de zoekmachine kan op verschillende manieren gezocht worden naar documenten (inhoud, handboek, processtap en dergelijke).

 

Algemeen documenten beheer

Zoals hierboven aangegeven verhuist het Deventer Ziekenhuis naar een nieuwe locatie. Eén van de doelstellingen hierbij is dat het ziekenhuis papierarm gaat werken. Het DMS gaat hierbij een grote rol spelen. Als eerste zijn de diverse secretariaten er op aangesloten. Hierdoor wordt de documentstroom tussen deze secretariaten onderling en tussen de secretariaten en de buitenwereld volledig elektronisch. Documenten worden in de vorm van hyperlinks binnen de organisatie gedistribueerd. Vergaderagenda’s bevatten hyperlinks naar juiste versie de verschillende vergaderstukken en inkomende post wordt gescand en vervolgens toegewezen aan de juiste behandelaar.

 

Over het Deventer Ziekenhuis

Het Deventer Ziekenhuis is een regionaal ziekenhuis dat bijna alle specialismen in huis heeft. Het biedt kwalitatief goede medische en verpleegkundige zorg, uitstekende diagnostiek en behandeling en heeft een groot aantal opleidingen. Het Deventer Ziekenhuis is in 1985 ontstaan uit een fusie van het Sint Geertruiden ziekenhuis en Sint Jozef ziekenhuis en verhuist in 2007/2008 naar een nieuw onderkomen. Voor meer informatie, zie www.dz.nl.

 

Over OpenSesame ICT

OpenSesame ICT BV is een Nederlands softwarehuis die zich richt op bedrijfsmatige oplossingen op het Open Source platform. De oplossingen zijn onder de naam OpenIMS^® als standaard software beschikbaar.

 

OpenIMS^® is een platform voor het gestructureerd beheren van ongestructureerde informatie en beschikt over een aantal server oplossingen voor onder andere Content-, Document-, Workflow- en E-mail Management. OpenIMS^® draait op vele platformen zoals Linux of Microsoft Windows, is op Open Standaarden gebaseerd (SOAP/XML) en is 100% webbased.

 

Voor meer informatie kunt u contact opnemen met de heer H.W.W. Kunst (Business Development Manager) bdm@osict.com of een bezoek brengen aan de websites www.osict.com en/of www.openims.com.