Als een organisatie vele documenten bezit en deze op een gestructureerde manier gebruiken is het inzetten van workflow (werkstroom) processen vrijwel onontbeerlijk.

 

Met behulp van de workflow profieldesigner (onderdeel van OpenIMS – DMS) is een organisatie in staat om de document/formulier werkstroom processen te beheren. Met dit gereedschap geeft u aan welke stadia (stappen) een document kan doorlopen. Het aanleggen van een workflow profiel is eenvoudig; u hoeft er niet voor te kunnen programmeren. De workflow profieldesigner is te benaderen met behulp van een webbrowser.

 

Een workflowprofiel bevat een aantal belangrijke kenmerken, zoals:

 

·         Toekennen en beheren gebruikersrechten (taken en rollen).

·         Toekennen van een workflowprofiel aan een document.

·         Veranderen van een workflow profiel.

 

Ondersteuning workflow middels autorisatie

Iedere gebruiker van het OpenIMS - DMS moet geautoriseerd zijn voordat deze enige toegang krijgt tot documenten. Afhankelijk van zijn/haar rechten kan een gebruiker bepaalde handelingen wel of niet uitvoeren.

 

De workflow werkt op basis van de status van een document. Bijvoorbeeld wijzigen, goedkeuren of publiceren. Er zijn vele mogelijkheden, zoals:

 

·         Wie de status van een document mag wijzigen (gebruikersgroepen).

·         Keuze mogelijkheden als bijvoorbeeld publiceren of afkeuren van een document (vrij in te vullen).

·         Per keuze aangegeven naar welke status het document promoveert of degradeert.

·         Middels de workflow profieldesigner workflowprofielen opzetten.

 

In onderstaande afbeelding beschikt een document over de status “Ter controle” met de keuze mogelijkheden “Afkeuren” en “Publiceren”. Als de gebruiker voor “Afkeuren” kiest wordt het document in de status “Afgekeurd” geplaatst. Tijdens het plaatsen (uploaden) of aanleggen van nieuwe documenten wordt er een workflowprofiel aan een document toegekend. Vanaf dat moment zal het document via het workflowprofiel moeten worden afgehandeld.