Functioneel

Een centraal punt van toegang

De dossierinterface van OpenIMS biedt een organisatie een centrale ingang om per werkproces of informatietype dossiers aan te leggen. Deze 'single point of access' is belangrijk om altijd grip te kunnen houden op uw informatie(processen). Op basis van toegekende rechten (autorisaties) kan een medewerker toegang krijgen tot verschillende categorieën. Per categorie worden de dossiers vervolgens gepresenteerd. 

Dit betekent dat alle documentatie en informatie op één centrale plek (one single point of truth) kan worden geregistreerd en ontsloten voor alle medewerkers. Daardoor ontstaan geen doublures van documenten of dossiers in het systeem: iedereeen werkt vanuit dat ene centrale toegangspunt. De structuren per werkproces zijn gelijk zodat medewerkers gemakkelijk hun weg kunnen vinden. Lijsten zijn per categorie doorzoekbaar, ook op delen van woorden. Tevens houdt het DMS bij welke dossiers u recent heeft bekeken en presenteert deze.

Onafhankelijk van documenttype

OpenIMS Document Management Server kan nagenoeg alle soorten bestandsformaten verwerken en die via een webbrowser benaderbaar maken: 

• Alle Microsoft formaten (Word, Excel, PowerPoint) e.a.
• AutoCad, MicroStation en andere CAD formaten.
• OpenOffice formaten.
• Adobe PDF, Illustrator e.a. formaten.
• Diverse grafische formaten zoals jpg, jpeg,tiff, gif, png, bmp, psp, mic,en vele anderen.
• Verder zie Platform.

Documenten kunnen met één klik vanuit een webbrowser worden gestart. Een belangrijke functionaliteit van het systeem is dat een gebruiker geen speciale handelingen hoeft te verrichten om een document te kunnen openen of op te slaan. Klik op een bepaald bestand, de daaraan gekoppelde applicatie wordt automatisch gestart en OpenIMS regelt de rest. U kunt direct aan de slag.

Op basis van een vooraf gedefineerde dossiervormgeving (template) wordt per werkproces of projecttype een dossier aangemaakt. Hierdoor wordt de structuur voor ieder project op dezelfde manier samengesteld en kunnen de juiste documenten tijdens elke fase van het proces worden klaargezet. 

DMS dossier

Ieder dossier bevat een mappenstructuur waarin documenten kunnen worden geplaatst. De documenten worden aan documentypes gekoppeld. Daaraan zitten werkprocedures (workflows) verbonden die bepalen wie wat mag doen en wanneer. 

Versiebeheer met audittrail

Als in een document een wijziging wordt gemaakt wordt er een nieuwe versie van het bestand gecreëerd. Dit geldt ook voor de meta-informatie. Een gebruiker kan op eenvoudige wijze zien wie, wanneer, wat heeft gewijzigd, een vorige versie in concept (alleen-lezen) bekijken of openen en indien gewenst een bepaalde wijziging terugdraaien (=versie terugzetten). UIteraard alleen indien de gebruiker daar de rechten toe heeft. 

Met deze functie kan precies de ontstaansgeschiedenis van een document worden weergegeven. Wie heeft het aangemaakt? Wie heeft het gewijzigd? Wat is er gewijzigd? Wanneer is dit gebeurd? Wie heeft wanneer welke beslissingen genomen en op basis waarvan?

Abonneren op document(en) (subscriptie)

Een gebruiker kan aangeven of deze een e-mail notificatie wil ontvangen op het moment dat een document wordt gewijzigd. De gebruiker kan dit per document vastleggen.

Publicatie van documenten (bijvoorbeeld kwaliteitsdocumenten)

De documenten kunnen beschikbaar worden gesteld op uw inter-, intra of extranet, worden opgeslagen in een ander Document Management Systeem, of met een e-mail worden verstuurd. U kunt hierbij denken aan protocollen, projectdocumenten, producthandleidingen. Alle documenten binnen OpenIMS beschikken over een eigen url. Deze url kan vervolgens worden vastgelegd in een CRM, ERP of andere relationele database applicatie. Het grote voordeel is dat er altijd een url (hyperink) naar de laatst gepubliceerde versie van het document (bijvoorbeeld een projectplan) wijst. Dan is er nooit duscussie over of het de juiste versie is. In de praktijk ondersteunen de meeste systemen het vastleggen van een url (hyperlink).