Document (hub) sharing

Steeds meer organisaties ontdekken de voordelen van het delen van documenten vanuit een DMS naar een document Extranet. De medewerkers hoeven daardoor bestanden niet te up- of downloaden in een andere externe toepassing. Dat scheelt tijd en vermindert de kans op fouten. 

Informatiestroom onder controle

De praktijk is dat bij organisaties die nog geen infrastructuur hebben om documenten met externen te delen medewerkers dit zelf gaan organiseren. Dat doen ze met bijvoorbeeld Box, DropBox, WeTransfer en Google Drive omdat de buitenwereld hierom vraagt. Hierdoor kan gevoelige informatie buiten controle van het bedrijf de buitenwereld in komen, waarna u er geen zicht (of grip) meer op heeft. Dit is funest als het gaat om informatiebeveiliging. U kunt beter zorgen dat uw medewerkers met een goede oplossing en op de juiste wijze worden ondersteund in hun werk. Die oplossing moet bovendien eenvoudig te gebruiken zijn, zodat ze geen behoefte hebben er 'omheen' te werken.

Delen of samenwerken

Binnen OpenIMS kan een medewerker met hulp van het Extranet een document of set van documenten voor een bepaalde periode met een externe partner of projectlid op eenvoudige wijze delen. Dit is standaard onderdeel van het OpenIMS platform. U kunt hierbij denken aan het delen van bouwtekeningen en werkinstructies zodat externe partijen hun offertes hier op kunnen baseren of nieuwe documenten kunnen toevoegen. De externe documenten worden in het juiste dossier geplaatst en de interne medewerker ziet de documenten in het DMS terug. Dit scheelt enorm veel tijd, vermindert de kans op kostbare fouten door gebruik van verkeerde versies: uw medewerkers beschikken altijd over de meest recente en correcte informatie. 

Workflows delen

Dit document Extranet kan ook worden gebruikt om processtromen van documenten (workflows) met externe partijen te delen zoals het goedkeuren van facturen, tekeningen en andere soorten documenten. 

DMS Extranet server

Standaard werken we met een intern DMS in een DMZ configuratie (waarin alle documenten van de organisatie staan die alleen toegankelijk zijn voor medewerkers) en een beveiligd document Extranet op een server die gekoppeld is aan het internet. Daarop kunnen externen inloggen. Het OpenIMS cluster zorgt er dan voor dat alleen de documenten die naar buiten 'mogen' met de interne server worden gesyncroniseerd.

In uw huiststijl

Het OpenIMS Extranet beschikt over diverse standaardvoorzieningen en kan gemakkelijk worden uitgebreid. Daarnaast kan de omgeving worden opgezet in uw eigen huiststijl.