Archivering

Wetgeving

Om tijdens de verschillende bedrijfsprocessen - maar ook achteraf - te kunnen verantwoorden hoe en met wie een beslissing tot stand is gekomen is het belangrijk dat informatie op de juiste wijze wordt beheerd en gearchiveerd. Per branche zijn daarvoor uiteenlopende regels maar er zijn ook algemeen geldende regels, zoals de (Europese) privacywet (AVG). Per branche kunnen de inrichtingswensen van een archief of -systeem dus verschillen. In de regel gaat het er ook vaak om informatie uit afgeronde (historische) projecten te kunnen ontsluiten voor analyse of hergebruik.

Voor iedere doelgroep kan binnen OpenIMS de juiste archiveringsomgeving worden geconfigureerd. U kunt op basis van elk dossiertype archiefregels vastleggen, maar dit kan ook op documentniveau.

Achivering binnen het DMS

Bij het sluiten van een dossier of afhandelen van een document worden automatisch de eraan gekoppelde archiveringsregels uitgevoerd. Na het afsluiten van een dossier wordt het alleen-lezen bestand (read-only, dus niet-muteernaar) in het OpenIMS archief geplaatst. U kunt vervolgens bepalen of alleen de recordsmanager toegang heeft of ook andere medewerkers. 

Achief doorzoeken vanuit het DMS

U kunt vanuit het DMS ook het archief doorzoeken.

Medewerkers met de juiste autorisatie kunnen in het DMS dossiers werken maar ook gearchiveerde dossiers raadplegen (readonly). 

Voorzieningen eenvoudig te definieren

Er is een aantal standaard voorzieningen beschikbaar voor de archivering van dossiers en documenten:

• Vastleggen van archiverings- en retentieregels (beheerregels).
• Bewaken van vernietigingstermijnen op basis van vernietigingslijsten.
• Opstellen van vernietigingslijsten per functionaris of bedrijfsonderdeel, beoordeling via (geautomatiseerd) goedkeuringsproces.
• Vernietiging / overdracht en de registratie ervan.