Document Management
OpenSesame ICT heeft ruime ervaring in het inrichten van document management systemen. Dat gebeurt op basis van de OpenIMS Document Management Server binnen grote, maar ook kleinere organisaties en in uiteenlopende branches zoals zorg, (semi) overheidsinstellingen, industrie, handel en ICT. Het OpenIMS platform biedt organisaties de mogelijkheid te starten met een duidelijk afgebakend organisatie-onderdeel om deze dan in de loop van de tijd steeds verder in de organisatie te voeren.
Aanpak
Na het opstellen van een Plan van Aanpak starten we samen met u met het uitwerken van een zogenaamd document beheerplan waarin de inrichting van het DMS in begrijpelijk taal wordt beschreven. Uw medewerkers worden tijdens verschillende uitlegsessies hierbij betrokken. Het document beheerplan is een document waarvoor beide partijen verantwoordelijk zijn en dat de basis van alles vormt. Na het accorderen van het document beheerplan start de technische implementatie en configuratie van OpenIMS Document Management Server.
De kracht van hergebruik van informatie
Tijdens de implementatie worden ook eventuele koppelingen met backoffice systemen gemaakt. Het uitgangspunt daarbij is dat informatie maar éénmaal wordt vastgelegd en door verschillende systemen kan worden gebruikt (one single point of truth). Onder koppelingen kan worden verstaan: het overnemen van gebruikersaccounts uit Microsoft Active Directory of Novell eDirectory of het valideren van factuurgegevens tegen Exact of Navision. Daarnaast kunnen webservices worden ingericht voor het uitwisselen van gegevens tussen de diverse systemen.
Opleidingen
Na de implementatie volgt de opleiding van eindgebruikers en functioneel/technisch beheerders. In de praktijk wordt meestal volgens het "train de trainier" principe gewerkt. Na de trainingen kan uw organisatie het systeem testen en na acceptatie in gebruik nemen. Voor organisaties die dat wensen kunnen consultants uw organisatie bij de uitrol begeleiden.
Ondersteuning (servicedesk)
De servicedesk van OpenSesame ICT kan op basis van een Service Level Agreement (SLA) uw organisatie ondersteunen bij het dagelijks gebruik van het systeem en eventuele problemen die zich voor doen adequaat oplossen.
Case
Geïnspireerd samenwerken op social intranet BPDaily
BPDaily werd het nieuwe intranet op het OpenIMS Social Platform, ter vervanging van het oude Sharepoint intranet en geïntegreerd met het bestaande kennisportaal BPD Brainport. En, het werkt. Niet in de laatste plaats omdat laagdrempelige social functionaliteiten de interactie tussen ruim 350 collega’s verhoogt.
