Fabrieksdocumentatie op orde

Als uw organisatie werkt met verschillende productielijnen, locaties of fabrieken waarbij veel documentatie over de machines gecontroleerd en beheerd moet worden kan OpenIMS DMS u hier uitstekend bij helpen.

Opbouwen en onderhouden Assetdossiers
Binnen het DMS werkt u met zogenaamde Asset-dossiers waarin u de documentatie van een productielijn, machine, of fabriek vastlegt. We gebruiken dan met een koppeling het asset- of kostenplaatscoderingssysteem van uw ERP-systeem, zoals SAP, Infor, Isah, Exact of Navision.

Daarnaast kunnen documenten en tekeningen worden gelabeld (gekenmerkt) op onder meer code, documenttype en discipline. Daardoor kan de zoekmachine medewerkers helpen documentatie snel en accuraat te vinden. Ook kan oude documentatie worden gedigitaliseerd en via een bestandsimport in OpenIMS DMS worden vastgelegd. OpenIMS DMS kan deze documenten indien gewenst ook doorzoekbaar maken op de inhoud (door tekstherkenning, OCR). Zo kunt u dan gegevens van oude tekeningen uit de bloktitel doorzoeken.

Zoekmachine voorbeeld met resultaten en filtervoorziening aan de rechterkant. 

Met de OpenIMS overzichtsfunctie kunt u documenten groeperen en filteren in een handzame Excel-achtige filtervoorziening.

Indien wordt geconstateerd dat een tekening of document in een assetdossier niet meer actueel is kan een medewerker dit via de geïntegreerde workflow melden en aantekeningen toevoegen via de annotatiefunctie van het OpenIMS platform.

"As built" Documenten van project naar assetdossier
U kunt verschillende soort projecten (nieuwbouw, onderhoud, stilstand) als dossier in het DMS starten op basis van vooraf gedefinieerde templates (voorbeeldstructuren) zodat alle betrokken disciplines zoals projectleiders, onderhoudsmedewerkers of engineering samen kunnen werken in een projectdossier. De projectinformatie kan worden aangeleverd door uw ERP-systeem. U kunt dit dossier delen met externe partijen of overheidsinstanties via een Extranet. Zo kunt u de informatiestroom gesloten houden zonder te moeten werken met oncontroleerbare tools als WeTransfer of Dropbox. Daarmee zou belangrijke kennis 'weg kunnen lekken'. U biedt uw medewerkers een standaardoplossing en uw organisatie controle over de stroom van documenten met de garantie dat ze behouden blijven. Aan het einde van een project kunnen de documenten en "As built"-tekeningen worden overgedragen naar het assetdossier en wordt het project afgesloten en gearchiveerd. Hierdoor blijft uw assetdossier altijd actueel.

Mobiele first documentatiesite
Voor veel organisaties is het handig als monteurs met een tablet of mobiele telefoon de informatie kunnen raadplegen via een geoptimaliseerde interface. Dit kan in de vorm van een meegeleverde documentatiesite die eenvoudig van opzet is, en alle benodigde assetinformatie bevat.

Ondersteuning voor onderhoudsapplicaties
Monteurs werken vaak met een onderhoudsapplicatie, zoals Planon, Acto of Ultimo. Hierin kan bij een werkorder ook een hyperlink met een objecttag of locatiecode worden vastgelegd, die vervolgens alle documenten met dezelfde objecttag/locatiecode kan tonen. Dat kan ook op een tablet, zodat ze altijd kunnen beschikken over de laatste tekening of werkinstructie die bij de betreffende machine hoort.

Kwaliteitsdocumenten beheer en publicatie
Uw kwaliteitsmedewerkers kunnen een of meer handboeken opzetten in het DMS en er is ook een raadpleegomgeving beschikbaar voor medewerkers in de fabriek om de juiste werkinstructies te vinden en te volgen. Dit helpt uw organisatie ook met het beheren van ISO- en andere certificeringstrajecten.