Workflow

Als een organisatie documentengroepen op een gestructureerde manier wil gebruiken is het inzetten van een proceswerkstroom (workflow) vrijwel onontbeerlijk.

Met behulp van de workflow editor (onderdeel van OpenIMS – DMS) is een organisatie in staat precies en gecontroleerd te beheren hoe bepaalde document-/formulierstromen door de organisatie verlopen. Met dit gereedschap geeft u aan welke fases documenten moeten doorlopen voor het documentproces als afgehandeld kan worden beschouwd. Het aanleggen van zo'n workflow is eenvoudig; u hoeft er niet voor te kunnen programmeren. De workflow profieldesigner is te benaderen met behulp van een webbrowser. 

Proces workflow

U kunt elk dossier of elke zaak een specifieke procesvolgorde (workflow) meegeven. De dossiereigenaar kan de processtappen doorlopen. U kunt eenvoudig een procesbeschrijving invoeren van de belangrijkste punten uit deze processtap en deze vastleggen in de workflow editor.

Document workflow

Een organisatie kan op deze manier veel verschillende documentprocessen (workflows) vooraf vastleggen. U krijgt per status de verschillende opties te zien. In dit geval met een eigen kleur per workflow optie (rechtsonder).

Rechten binnen de workflow

Iedere gebruiker van OpenIMS - DMS moet de juiste rechten hebben (geautoriseerd zijn) voordat deze toegang krijgt tot documenten. Afhankelijk van zijn/haar rechten kan een gebruiker vervolgens bepaalde handelingen wel of niet uitvoeren.

De workflow werkt op basis van de status van een document. Bijvoorbeeld wijzigen, goedkeuren of publiceren. Daarbinnen zijn veel uiteenlopende mogelijkheden, zoals: 

• Wie de status van een document mag wijzigen (gebruikersgroepen).
• Voorgangsbewaking per status.
• Volledig meertalig van opzet.
• Keuze mogelijkheden als bijvoorbeeld goedkeuren of afkeuren van een document (vrij in te vullen).
• Per keuze aangegeven naar welke status het document promoveert of degradeert.
• Per keuze metadata valideren.
• Per keuze ook de mogelijkheid om knop kleur te bepalen.
• Meervoudige/parallelle goedkeuring.
• e-mailnotificatie
• Middels de workflow designer workflowprofielen opzetten, dus ook rechten en metadata.

Hieronder een voorbeeld van een inkomende post workflow: