Proces gedreven werken

Samen met organisaties zoals Engie, Plegt-Vos Bouw groep, Isvag, BPD (voorheen Bouwfonds) en de Efteling hebben we een manier van werken geïntroduceerd waarbij het gebruik van zogenaamde 'primaire documenten' wordt gewaarborgd in het systeem. Primaire documenten zijn documenten die horen bij een specifiek proces en dus altijd in het dossier aanwezig moeten zijn. 

Bij de creatie van een nieuw dossier wordt binnen OpenIMS standaard niet alleen een passsende mappenstructuur ingericht, maar worden ook de daarbij horende procesdocumenten klaar gezet. Deze worden per procesfase automatisch gegenereerd en zijn afkomstig uit het kwaliteitshandboek dat ook in het DMS kan worden onderhouden. Hierdoor beschikken projectmedewerkers altijd over de laatste goedgekeurde versie van deze documenten. Medewerkers kunnen de documenten vervolgens direct aanvullen, waarbij de bijbehorende projectmetadata, zoals het projectnummer, al automatisch klaar staan. 

Door de primaire documenten gefaseerd klaar te zetten worden er niet alleen geen onnodige documenten in het systeem geplaatst, maar ook geen cruciale documenten vergeten. Uiteraard wordt per faseovergang precies vastgelegd welke documenten aanwezig zijn en welke versie op dat moment beschikbaar was. Tevens kan er een controlelijst worden gepresenteerd met daarin de documenten die al zijn behandeld.

Het helpt organisaties hun procesdocumentatie op de juiste momenten en in volgorde te verwerken in hun bedrijfsprocessen, zoals het uitvoeren van bijvoorbeeld een project. Er is ook trouwens meer regelgeving die organisaties dwingt hier naar te kijken zoals bijvoorbeeld de nieuwe wet in de bouw Wet kwaliteitsborging voor het bouwen (Wkb). Maar vergelijkbare wetten zijn er ook in andere branches.

Doordat er in het OpenIMS platform kwaliteitsdocumenten kunnen worden onderhouden en gepubliceerd kunnen we deze ook direct in bedrijfsprocessen opnemen. Dit heeft als voordeel dat alle gebruikte documenten goedgekeurd en uptodate zijn.

U kunt dus snel aan de slag, per fase staan de juiste documenten klaar en u kunt alles in de juiste huisstijl klaar zetten.