Uw specialisme is kennismanagement. Wat kan OpenIMS voor u betekenen?

Door het delen van kennis kan het rendement op kennis binnen uw organisatie fors worden vergroot. Om dit te bereiken dient de organisatie de bij haar passende methode van kennisverwerving, kennisopslag en kennisoverdracht te kiezen en bovendien het delen van kennis op de juiste wijze te stimuleren.
Uit recent onderzoek blijkt het volgende:

• In 90% van de gevallen dat een medewerker een (kennis)vraag heeft, is een collega de gebruikte bron voor het antwoord. In slechts 10% van de gevallen wordt een kennismanagementsysteem (IBM Institute for Knowledge Management) daarvoor geraadpleegd;
• Slechts 20% van de kennis die in organisaties aanwezig is wordt werkelijk gebruikt (The Delphi Group);
• Slechts een klein deel van kennis zit in gedeelde documenten; het overgrote deel bevindt zich in e-mail, voice-mail, aantekeningen en ‘in hoofden' van medewerkers, partners, klanten en leveranciers (IDC);
• Kenniswerkers besteden tenminste 50% van hun tijd aan het zoeken naar informatie (IDC).

Wie kent het niet?

Een opdrachtgever belt met een bepaalde vraag over een product of dienst die één jaar geleden door uw organisatie is geleverd. De betreffende accountmanager is niet meer bij u werkzaam, de uitvoerende afdeling gereorganiseerd. Kortom de benodigde kennis is niet meer voorhanden. De opdrachtgever is nog wel terug te vinden in uw ERP-systeem, de geleverde producten ook. Maar de benodigde informatie voor net deze ene vraag zat in een opgeheven e-mailaccount en andere delen zijn niet meer terug te vinden in de sporadisch vastgelegde gespreksverslagen. Wat nu ......? Voor één simpele vraag moet er door de organisatie worden overlegd, gemaild, gebeld enzovoort. Was het niet handig geweest een informatiesysteem te hebben die al deze ongestructureerde informatie op eenvoudige wijze had vastgelegd?

Om hiervoor een oplossing te realiseren hebben wij OpenIMS ontwikkeld. OpenIMS is een applicatieplatform waarmee u meer en uiteenlopende informatiebronnen (content) kunt beheren en distribueren. U moet hierbij denken aan alle vormen van documenten, e-mail, disputen, faxen, discussies, presentaties, hyperlinks noem maar op. Kortom alle ongestructureerde informatie die over het algemeen binnen een organisatie op diverse plekken worden gecreëerd en beschikbaar dient te zijn.

OpenIMS biedt u een oplossing waarmee u onder andere projecten, accountplannen, communicatie met klanten, of belangrijke andere documenten zoals offertes en contracten kunt vastleggen en beheren. OpenIMS ondersteunt u bij het dagelijkse productieproces. Het maakt deel uit van uw infrastructuur. En u zult ervaren dat uw medewerkers op een gegeven moment niet meer zonder willen.

Vastleggen van kennis binnen een project

Het inzetten van OpenIMS bij het uitvoeren van projecten levert tal van voordelen op. Door het inzetten van OpenIMS waarborgt u dat de documenten:

• voorzien zijn van volledig versiebeheer, dat verder gaat dan het alleen vastleggen van nieuwe documentversies;
• volledig volgens de geborgde autorisatie en worklfow worden afgehandeld;
• na publicatie direct volledig doorzoekbaar zijn, in tegenstelling tot de meeste andere verkrijgbare systemen;
• webbased toegankelijk zijn voor alle projectleden en
• archivering is verzorgd.

Daarnaast kunnen e-mailcorrespondenties ook worden opgenomen binnen OpenIMS waardoor cruciale informatie altijd beschikbaar is.

Een medewerker vertrekt .....

Hoe voorkomt u het verlies van belangrijke informatie op het moment dat een medewerker overstapt naar een ander project of erger een andere werkgever?
Door uw medewerkers te voorzien van een transparant informatieplatform, zoals OpenIMS, dat ze met plezier gebruiken kunt u kennisverlies beperken c.q. borgen.

Voordelen

• De opgebouwde kennis binnen uw organisatie kan beter worden vastgelegd en toegankelijk worden voor anderen;
• Een project kan vele malen sneller worden gestart en efficiënter worden uitgevoerd omdat er projecttemplates beschikbaar zijn;
• Oplossen van problemen kan veel efficiënter doordat de informatie van vergelijkbare eerdere problemen direct beschikbaar is;
• Alle gegevens zijn beschikbaar voor de kenniswerkers van uw organisatie;
• Medewerkers kunnen snel terug vinden wie er aan een project of product hebben gewerkt om zodoende direct met de juiste personen in contact te treden.